Valutare, qualificare e monitorare i fornitori: un compito gravoso!
La norma ci richiede che chi entra in azienda o in cantiere debba essere qualificato: questo vuol dire che, in base agli ambiti, dobbiamo controllare che le aziende e i lavoratori che esse ci mandano rispettino determinati requisiti e normalmente questo controllo è di tipo documentale.
Abbiamo quindi tre fasi principali:
- definire la documentazione che dev'essere conferita, in base ai casi
- raccogliere e controllare la documentazione
- verificare che questa documentazione rimanga valida durante tutta la durata del contratto
Nella pratica lavorativa, specialmente quando si ha a che fare con molti fornitori (o appaltatori, subappaltatori, etc), queste attività sono estremamente gravose in termini di tempo.
Una marea di documenti da acquisire, controllare e gestire: ti riconosci?
La domanda è: come facciamo a portare a compimento queste attività in maniera efficace e minimizzando le perdite di tempo?
Sicureasy.com® integra un portale dedicato ai fornitori per coinvolgerli nel processo di qualifica (e sgravarti da alcune attività)
Partiamo dall'attività fose più onerosa in termini di tempo, brigosa e noiosa: raccogliere la documentazione dai fornitori (aziende o singoli lavoratori autonomi). Tu prepari la lista della documentazione che richiedi in base alle circostanze e poi la invii, aspettando che quanto chiedi ti sia fornito.
Cosa accade dopo? Un po' di tutto: chi ti manderà faldoni di carta, chi una serie di mail con allegati pesantissimi contenenti molteplici revisioni degli stessi documenti o documenti completamente sbagliati, i più "evoluti" useranno sistemi apparentemente tecnologici (Dropbox, Wetransfer, server FTP, etc) col risultato che tu (o i tuoi collaboratori) dovrete fare da attento collettore di una serie di documenti che andranno attentamente tracciati e verificati - e in appalti o cantieri grandi possono essere anche tantissimi.
Il portale fornitori dentro Sicureasy.com® è nato proprio da questa premessa: mettere ordine al flusso di acquisizione documentale, sgravarti da queste attività a basso valore aggiunto per farti concentare in quello che è il tuo vero lavoro (verifica e controllo), responsabilizzare e coinvolgere il fornitore nel processo di qualifica.
Censcisci i fornitori e prepara le richieste
Tramite il modulo per la gestione delle aziende esterne puoi censire tutti coloro con cui hai un rapporto di fornitura o appalto (che sia in Articolo 23 o Titolo IV). Lega i fornitori alle sedi tramite i contratti e definisci facilmente i documenti che devono essere conferiti per la verifica dell'idoneità tecnico-professionale.
Puoi anche formalizzare le richieste tramite il mailer interno del sistema, che le invierà automaticamente ai destinatari.
I fornitori accedono al loro portale gestiscono i propri dati
Ad ognuno è possibile assegnare un accesso al sistema (dando in gestione una o più aziende, ad esempio per l'appaltatore che vuole gestire anche tutti i suoi sub); è un portale dedicato ai fornitori, non hanno visibilita dei tuoi dati aziendali, puoi stare tranquillo.
Ogni utente esterno ha sempre la visibilità di ciò che gli viene richiesto per la qualifica e può in completa autonomia caricare i documenti che mancano, aggiornare quelli che scadono e caricare tutta la forza lavoro con tutta la documentazione relativa (idoneità, formazione, etc).
Tu fai le verifiche e formalizza mentre il sistema monitora tutto
Il sistema svolge una serie di procedure in autonomia che ti semplificano la verifica: evidenzia i documenti mancanti e quelli scaduti, così che a te rimane solo da controllare la correttezza di quanto caricato e puoi comodamente e velocemente formalizzare le verifiche eseguite, informando automaticamente gli interessati.
E non devi preoccuparti del mantenimento perché sollecitare non sarà più un problema: ci penserà il tuo sistema Sicureasy.com®, inviando settimanalmente una mail ad ogni utente esterno con il riepilogo di tutta la situazione!
Non finisce qui: il portale fornitori è anche un modo per comunicare e condividere informazioni
Carica documenti che vuoi condividere e Sicureasy li renderà visibili automaticamente a chi di dovere
Il modulo di gestione delle aziende esterne in abbinata con il portale dei fornitori ti offre anche una funzionalità immediata per condividere informazioni importanti con gli utenti esterni, in base ai rapporti che essi hanno con la tua struttura.
Il processo è semplice quanto potente: vuoi condividere un documento con tutti coloro che hanno rapporti contrattuali con una determinata sede o un determinato cantiere, ad esempio un verbale o una circolare? Caricalo sulla sede specifica (o sulle sedi specifiche) ed impostalo come pubblico.
Sicureasy.com® si occuperà di identificare tutti i fornitori che hanno almeno un contratto attivo con la sede di interesse, manderà loro un avviso via mail dell'avvenuto caricamento e renderà disponibile per la consultazione il documento all'interno del portale fornitori per gli utenti specifici. Più semplice di così!
Sei pronto a cambiare il modo di lavorare con i tuoi fornitori?
Forse stai pensando che i tuoi fornitori non sono pronti, che sono abituati ai mezzi di comunicazione tradizionali, che non riuscirai mai a cambiare le loro abitudini: se è così, ti garantiamo che stai sbagliando. Il portale fornitori di Sicureasy.com® non è solo uno strumento che permette a te di lavorare meno e meglio ma è anche un modo intelligente di organizzare la comunicazione con le persone con cui lavori, dandogli uno strumento che permette anche a loro di lavorare in maniera più efficace ed ordinata.
Sei incuriosito? Hai dubbi, domande?