Collaborare e condividere le informazioni con Sicureasy

Un modo per farti lavorare meglio.

Spesso i software di gestione vengono venduti "a moduli": compri quello che pensi ti serva, per poi scoprire nel tempo che aumentare le funzionalità richiede l'acquisto di altri moduli (e altre spese).

Con Sicureasy.com® non è così: i moduli sono sempre compresi tutti, senza costi aggiuntivi. Anzi, tutti i nuovi moduli che vengono sviluppati sono integrati nelle licenze attive gratuitamente.

E allora perché ti stiamo parlando della sua modularità?

Sono questi i motivi principali per cui Sicureasy.com® è stato pensato a moduli:

• l'implementazione dev'essere quanto più veloce possibile: usa e attiva solo i moduli che ti servono, senza alcun vincolo. I professionisti della sicurezza e della gestione sono figure tipicamente oberate di lavoro, implementare un sistema di gestione informatizzato dev'essere un processo veloce e senza vincoli. Vuoi iniziare a gestire le strutture aziendali e le attrezzature, ignorando inizialmente le problematiche della forza lavoro? Nessuno ti vieta di farlo, attiva i moduli necessari e inserisci solo le informazioni che ti servono.
   
• se il tuo modello di gestione o le tue esigenze crescono, Sicureasy cresce con te: puoi attivare qualsiasi modulo in qualsiasi momento, è tutto integrato e le informazioni sono automaticamente condivise fra i moduli. Hai deciso che dopo aver gestito le problematiche urgenti (formazione, gestione documentale delle sedi, orgranigramma, sorveglianza sanitaria) vuoi mettere mano all'antincendio e alle manutenzioni degli estintori? Attiva il relativo modulo e comincia a caricare, tutte le informazioni anagrafiche aziendali saranno già pronte perché già inserite altrove.
   
• vuoi delegare parti della gestione a collaboratori e figure aziendali? La struttura a moduli permette di limitare gli accessi a funzionalità specifiche, andando a definire anche operatività estremamente specifiche. Vuoi creare un utente che come unico compito ha il controllo periodico delle cassette di primo soccorso? Vuoi crearne uno che si preoccupi solo della gestione e dell'assegnazione delle chiavi aziendali? Attiva i rispettivi moduli e dai loro l'operatività solo su di essi, come spiegato in questo approfondimento.

 

Un paio di esempi di come Sicureasy.com® può aiutarti nel creare un ambiente collaborativo

Esiste un problema che, man mano che passa il tempo, peggiora anziché migliorare: la disponibilità del tempo. Chi lavora negli ambiti di gestione aziendale relativi a sicurezza sul lavoro, qualità, ambiente, sicurezza delle informazioni, gestione delle certificazioni ISO si trova di continuo a rispondere a richieste che aumentano ogni giorno, quando le risorse invece non aumentano e anzi spesso vengono ridotte. Sicureasy.com® può aiutarti in questo: separando le funzioni, delegando le responsabilità e creando un flusso dove il lavoro di ciascuno può essere a beneficio degli altri.

1. Il badge digitale del lavoratore

Ti abbiamo già parlato del badge digitale  e di come tramite Sicureasy puoi creare e gestire i badge digitali come previsto dalla legge 198/25. Questo è un ottimo esempio di come la modularità di Sicureasy permetta una spartizione dei compiti ideale per dare ai tuoi lavoratori il badge digitale in maniera tale che ogni figura coinvolta possa fare il suo lavoro senza preoccuparsi di dover recuperare informazioni di pertinenza di altri. Chi sono quindi le figure che puoi coinvolgere in questo processo e per fare cosa?

• Ufficio del personale: può mantenere aggiornate le anagrafiche dei lavoratori e produrre con firma digitale tutti i documenti che servono secondo le procedure interne (nomine, autorizzazoni, privacy, etc)

• RSPP: può descrivere tutti gli adempimenti delle mansioni, in particolare per quello che riguarda la formazione e la dotazione in termini di DPI .

• Ente di formazione: può erogare la formazione richiesta partendo dall'analisi della situazione (mancanze, scadenziari, etc) e inviare automaticamente gli attestati a Sicureasy.

• Medico competente: può effettuare le visite richieste (sempre partendo dall'analisi della situazione) e archiviare le visite in Sicureasy (può addirittura usare Sicureasy per creare la cartella sanitaria).

• Magazziniere: può consegnare i DPI in base alle indicazioni di Sicureasy (obblighi, scadenze) ed acquisire le ricevute di consegna con firma digitale.

Come vedi, ognuno si può concentrare sulle proprie attività beneficiando del lavoro degli altri: il medico e il formatore non si devono preoccupare di reperire le informazioni dei lavoratori perché l'ufficio del personale le tiene aggiornate, chi consegna i DPI non si deve preoccupare di cosa deve consegnare perché l'RSPP lo stabilisce, e così via.

 E il tuo lavoratore cosa deve fare? Semplicemente accede a Sicureasy (tramite portale o applicazione) e si trova tutte le sue informazioni consultabili e mostrabili ad altri assieme al suo QR Code. Tu non devi fare altro che abilitare l'accesso lavoratore nel tuo Sicureasy.

2. Integrazione dei manuali delle procedure

Se hai qualche tipo di certificazione (ISO 9001, ISO 14001, ISO 27001, ISO 45001 e altre) probabilmente ti sarai scontrato con questo problema: bellissimi e dettagliatissimi documenti che però rischiano spesso di rimanere lettera morta, fuori dai momenti di audit. Sparsi su file server, spazi cloud non organizzati o faldoni cartacei risultano di difficile consultazione per chi ne ha bisogno. Anche in questo caso la modularità di Sicureasy può darti una mano, coinvolgendo e responsabilizzando le persone opportune:

• I consulenti ISO: ogni consulente può essere abilitato alla gestione dell'archivio documentale delle ISO di pertinenza, anche più di uno. Diventa il responsabile dell'aggiornamento e del versionamento delle varie procedure.

• Il coordinatore interno: si occupa di collegare le singole procedure / moduli / istruzioni alle maschere operative del sistema, in maniera tale che risultino disponibili durante l'utilizzo delle maschere stesse. 

• Tutti gli utilizzatori di Sicureasy: hanno diretta visibilità delle procedure /moduli /istruzioni collegate alla loro operatività, perché se le trovano direttamente sulle maschere. Inoltre, se autorizzati, possono consultare direttamente i manuali nelle apposite sezioni con la tranquillità che stanno consultando le ultime versioni di tutti i documenti.